Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Специалист по делопроизводству: секретарь, административный работник, архивариус - важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако востребованным специалистом вы станете лишь в том случае, если у вас есть для этой профессии необходимые знания и умения.
Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно‑распорядительными, информационно‑справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Все необходимые знания вы получите на этом курсе!
На занятиях вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до списания в архив. Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять разные виды документов, вести деловую переписку, контролировать исполнение управленческих решений, организовывать документооборот компании и архивное хранение.
Курс познакомит вас с самыми последними требованиями в сфере делопроизводства – согласно национальному стандарту РФ.
Полученные знания и навыки пригодятся в любой области профессиональной деятельности. Изучение делопроизводства может стать стартовой ступенью в вашей дальнейшей карьере.
Программа курса
Модуль 1. Организационные основы делопроизводства. Организационно‑распорядительная документация. Бланки документов
- Нормативно‑правовая основа делопроизводства
- Функции делопроизводственной службы
- Документ. Системы документации. Система организационно–распорядительной документации
- Виды организационно‑распорядительных документов
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- Постоянные реквизиты документов
- Бланки документов. Виды бланков
- Требования к оформлению бланка письма
- Требования к оформлению общего бланка
Модуль 2. Оформление организационно‑распорядительных документов
- Оформление переменных реквизитов организационно‑распорядительных документов
- Основные требования к составлению текстов. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов
- Порядок согласования, подписания, утверждения документов
- Удостоверение документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации
Модуль 3. Справочно‑информационные документы. Деловая переписка. Составление писем
- Виды справочно‑информационных документов
- Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки
- Особенности адресации
- Правила составления сопроводительных писем
- Особенности составления и оформления гарантийных писем
- Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы)
- Правила оформления обращений и использования формул вежливости
- Внутриорганизационная переписка
Модуль 4. Справочно‑информационные документы. Составление актов и протоколов
- Акт. Формуляр и структура текста. Разновидности актов
- Основания составления акта
- Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы
- Протокол. Формуляр и структура текста. Разновидности протоколов
- Правила протоколирования
- Приложения к протоколу
- Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний
Модуль 5. Распорядительные документы. Составление приказов, указаний, распоряжений. Организационные документы
- Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение
- Приказ. Разновидности приказов. Структура текста
- Приказ по основной деятельности. Области регулирования
- Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа
- Порядок визирования и ознакомления
- Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста
- Виды организационных документов
- Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил
Модуль 6. Организация документооборота
- Организация движения информации. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота
- Порядок прохождения входящей корреспонденции: экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю. Правила доклада корреспонденции
- Порядок прохождения исходящих документов: изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки
- Организация движения и исполнения внутренних документов. Порядок работы исполнителей с документами
Модуль 7. Регистрация и контроль исполнения документов
- Регистрация документов. Порядок регистрации
- Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Поисковые признаки. Картотека как основа построения электронных регистрационных систем
- Контроль исполнения документов. Виды контроля
- Сроковый контроль. Последовательность контрольных операций
- Порядок постановки на контроль. Порядок снятия с контроля
- Контроль исполнения устных поручений руководителя
Модуль 8. Формирование дел. Номенклатура дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
- Номенклатура дел. Виды номенклатур дел
- Составление и оформление индивидуальной структурной номенклатуры. Требования к заголовкам. Определение сроков хранения документов
- Правила формирования дел
- Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия
- Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения
- Организация архивного хранения дел. Архив организации
- Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения
Модуль 9. Оформление документов на ПК
- Общие требования к форматированию реквизитов документов в MS Word
- Создание бланков документов на ПК
- Форматирование отдельных видов справочно‑информационной документации: служебные письма, протоколы, акты
- Форматирование распорядительной документации
- Итоговая работа
Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем: 36 ак. ч.
По окончании курса проводится итоговая аттестация в виде теста на последнем занятии или на основании оценок практических работ, выполняемых во время обучения.