Делопроизводство (документационное обеспечение управления)

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Специалист по делопроизводству: секретарь, административный работник, архивариус - важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако востребованным специалистом вы станете лишь в том случае, если у вас есть для этой профессии необходимые знания и умения.

Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно‑распорядительными, информационно‑справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Все необходимые знания вы получите на этом курсе!

На занятиях вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до списания в архив. Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять разные виды документов, вести деловую переписку, контролировать исполнение управленческих решений, организовывать документооборот компании и архивное хранение.

Курс познакомит вас с самыми последними требованиями в сфере делопроизводства – согласно национальному стандарту РФ.

Полученные знания и навыки пригодятся в любой области профессиональной деятельности. Изучение делопроизводства может стать стартовой ступенью в вашей дальнейшей карьере.

Программа курса

Модуль 1. Организационные основы делопроизводства. Организационно‑распорядительная документация. Бланки документов

• Нормативно‑правовая основа делопроизводства

• Функции делопроизводственной службы

• Документ. Системы документации. Система организационно–распорядительной документации

• Виды организационно‑распорядительных документов

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

• Постоянные реквизиты документов

• Бланки документов. Виды бланков

• Требования к оформлению бланка письма

• Требования к оформлению общего бланка

Модуль 2. Оформление организационно‑распорядительных документов

• Оформление переменных реквизитов организационно‑распорядительных документов

• Основные требования к составлению текстов. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов

• Порядок согласования, подписания, утверждения документов

• Удостоверение документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации

Модуль 3. Справочно‑информационные документы. Деловая переписка. Составление писем

• Виды справочно‑информационных документов

• Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки

• Особенности адресации

• Правила составления сопроводительных писем

• Особенности составления и оформления гарантийных писем

• Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы)

• Правила оформления обращений и использования формул вежливости

• Внутриорганизационная переписка

Модуль 4. Справочно‑информационные документы. Составление актов и протоколов

• Акт. Формуляр и структура текста. Разновидности актов

• Основания составления акта

• Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы

• Протокол. Формуляр и структура текста. Разновидности протоколов

• Правила протоколирования

• Приложения к протоколу

• Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний

Модуль 5. Распорядительные документы. Составление приказов, указаний, распоряжений. Организационные документы

• Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение

• Приказ. Разновидности приказов. Структура текста

• Приказ по основной деятельности. Области регулирования

• Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа

• Порядок визирования и ознакомления

• Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста

• Виды организационных документов

• Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил

Модуль 6. Организация документооборота

• Организация движения информации. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота

• Порядок прохождения входящей корреспонденции: экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю. Правила доклада корреспонденции

• Порядок прохождения исходящих документов: изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки

• Организация движения и исполнения внутренних документов. Порядок работы исполнителей с документами

Модуль 7. Регистрация и контроль исполнения документов

• Регистрация документов. Порядок регистрации

• Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Поисковые признаки. Картотека как основа построения электронных регистрационных систем

• Контроль исполнения документов. Виды контроля

• Сроковый контроль. Последовательность контрольных операций

• Порядок постановки на контроль. Порядок снятия с контроля

• Контроль исполнения устных поручений руководителя

Модуль 8. Формирование дел. Номенклатура дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

• Номенклатура дел. Виды номенклатур дел

• Составление и оформление индивидуальной структурной номенклатуры. Требования к заголовкам. Определение сроков хранения документов

• Правила формирования дел

• Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия

• Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения

• Организация архивного хранения дел. Архив организации

• Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Модуль 9. Оформление документов на ПК

• Общие требования к форматированию реквизитов документов в MS Word

• Создание бланков документов на ПК

• Форматирование отдельных видов справочно‑информационной документации: служебные письма, протоколы, акты

• Форматирование распорядительной документации

• Итоговая работа

Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем: 36 ак. ч.

По окончании курса проводится итоговая аттестация в виде теста на последнем занятии или на основании оценок практических работ, выполняемых во время обучения.